Isi
Resepsionis biasanya adalah orang pertama yang Anda temui saat memasuki lingkungan kantor. Peran utamanya dalam organisasi apa pun, baik di sektor publik, swasta atau sukarela, adalah mewakili organisasi secara profesional kepada para tamu, juga memberikan dukungan tingkat dasar dengan tugas-tugas administrasi, penjadwalan, dan tugas-tugas lainnya. Resepsionis mungkin dalam dukungan administratif atau mereka mungkin lulusan perguruan tinggi baru, ingin belajar tentang cara kerja internal perusahaan yang mereka minati.
Administratif
Salah satu tujuan resepsionis adalah untuk menunjang fungsi administrasi sebuah perusahaan. Menyalin, mengarsipkan dan menyiapkan dokumen, serta mengatur perlengkapan kantor dan menyediakan perlengkapan penting untuk atasan Anda. Ini juga menangani surat yang dikirim dan diterima.
Pelayanan pelanggan
Tujuan utama dari profesi ini adalah layanan pelanggan. Resepsionis menjawab telepon dengan sapaan yang ramah dan profesional dan mengarahkan panggilan ke pihak internal. Menjawab pertanyaan umum dari pelanggan dan calon pelanggan tentang jam operasional, produk yang tersedia, layanan dan biaya juga berada dalam ruang lingkup tugas resepsionis.
Mengelola janji temu
Tujuan lain dari resepsionis adalah mengatur jadwal perusahaan. Dia mengatur jadwal janji, termasuk reservasi baru, pembatalan dan perubahan janji. Memiliki keterampilan organisasi yang baik dan perhatian terhadap detail adalah keterampilan penting bagi profesional ini.
Tugas lainnya
Menyiapkan kopi kantor, makanan ringan dan makanan ringan untuk rapat dan menelepon anggota tim adalah contoh tugas lain untuk resepsionis. Di beberapa kantor, resepsionis mengumpulkan dana untuk komite sosial, mengirimkan tiket parkir dan surat pagi.
