Isi
Ketika Anda menerima teguran tertulis di tempat kerja Anda bisa merasa dihukum, disalahpahami dan diremehkan, terutama jika Anda merasa tidak ada pembenaran. Pelajari buku pegangan karyawan untuk mengetahui hak-hak Anda dalam menangani peringatan tertulis. Banyak perusahaan mengizinkan karyawan untuk mengirimkan surat sebagai tanggapan untuk menjelaskan persepsi mereka tentang peristiwa. Jika Anda memutuskan untuk menulis balasan, surat Anda harus jelas, logis dan bebas emosi. Ingatlah bahwa jawaban Anda akan disimpan di file pribadi Anda sebagai representasi permanen Anda.
Langkah 1
Kosongkan pikiranmu. Ingatlah bahwa surat tanggapan menyediakan platform bagi Anda untuk menyajikan fakta dengan persepsi Anda dan tidak membiarkan semua emosi Anda keluar. Tetap tenang sebelum menulis agar Anda dapat menampilkan diri Anda secara tenang, profesional, dan artikulatif.
Langkah 2
Masukkan tanggal surat sehingga siapa pun yang menganalisis file Anda memiliki referensi waktu tertentu untuk peristiwa yang disebutkan.
LANGKAH 3
Kirimkan surat dengan hormat, menggunakan nama, nama keluarga dan gelar profesional supervisor atau staf sumber daya manusia Anda. Jika Anda tidak yakin kepada siapa surat Anda harus ditujukan, tulislah "kepada siapa mungkin tertarik".
LANGKAH 4
Mulailah dengan meringkas subjek yang dimaksud, termasuk alasan jawabannya. Misalnya: "Pada tanggal 5 Desember 2011, supervisor Jim Howard memberi saya peringatan berjudul 'Pemberitahuan Pertama'. Surat itu merupakan teguran karena saya telah melewatkan tenggat waktu untuk mengirimkan laporan yang merinci akuisisi perusahaan untuk Bulan November ".
LANGKAH 5
Jelaskan sisi cerita Anda, tegaskan persepsi Anda tentang fakta, hindari sikap defensif, menuduh, atau mengungkapkan perasaan Anda. Jangan menulis kalimat seperti "Saya tidak bisa menyelesaikan laporan saya tepat waktu karena supervisor menahan kami dalam rapat sepanjang hari, dan ketika kami pergi, sistem macet dan saya tidak bisa login. Saya memberi tahu Tuan Howard, tetapi dia mengabaikan saya , seperti biasa". Sebaliknya, gunakan replika untuk menjelaskan tindakan Anda dan menunjukkan etos kerja Anda. Tulis "Pada tanggal yang dimaksud, saya menghadiri rapat tim wajib hampir sepanjang hari. Segera setelah rapat, saya mencoba beberapa kali untuk masuk ke komputer saya dan mengirim laporan, tetapi sistemnya mati. Saya menjelaskan dilema untuk Tuan Howard dan saya pulang ke rumah. Keesokan paginya, saya datang lebih awal dan mengirim laporan pada jam sembilan pagi. Selain pengecualian itu, saya tidak pernah melewatkan tenggat waktu. "
