Isi
Resepsionis biasanya adalah orang pertama yang Anda temui saat memasuki kantor, yang menjadikan mereka representasi penting dari perusahaan tempat mereka bekerja dan profesional lain di kantor. Memperhatikan etiket bisnis adalah bagian penting dari pekerjaan resepsionis, tetapi banyaknya perubahan dan opini yang membentuk tata krama yang baik membuat resepsionis atau supervisor sulit untuk menentukan perilaku yang sesuai.
Makna
Pentingnya resepsionis sebagai orang yang memberikan kesan pertama kepada penelepon dan pengunjung sulit untuk dilebih-lebihkan. Resepsionis yang berperilaku buruk memberikan nada negatif sebelum rapat dan tidak menumbuhkan kepercayaan pada calon pelanggan. Di sisi lain, resepsionis yang mengamati etiket lingkungan bisnis memberikan rasa profesionalisme dan efisiensi yang kuat. Ini tidak hanya meningkatkan citra perusahaan kepada orang luar, tetapi juga membantu karyawan lain merasa bahwa kantor mereka adalah tempat kerja yang profesional.
Jenis
Resepsionis mewakili majikan mereka dengan berbagai cara. Menjawab panggilan telepon dan menyapa pengunjung adalah dua tugas paling umum untuk resepsionis, dan keduanya memerlukan etiket yang tepat. Kebijakan perusahaan mungkin mengharuskan resepsionis untuk menggunakan skrip yang telah ditentukan di telepon saat menerima panggilan dan saat menghubungi berbagai jenis pelanggan. Dalam kasus lain, resepsionis diperbolehkan menggunakan kebijaksanaannya sendiri dalam menangani setiap interaksi pelanggan secara berbeda, tetapi dengan tingkat formalitas dan profesionalisme yang sesuai. Individu yang bekerja di kantor terkadang memberikan aturan tambahan kepada resepsionis, seperti kapan dan bagaimana resepsionis dapat menghubungi mereka.
Latihan
Meskipun di beberapa kantor resepsionis diharuskan memiliki ijazah sekolah menengah atau perguruan tinggi, sebagian besar pelatihan etiket resepsionis berlangsung saat bekerja. Resepsionis dapat mulai bekerja di kantor dalam posisi yang tidak memerlukan interaksi, baik sebagai pekerjaan entri data atau sebagai asisten kantor. Perhatian terhadap kebijakan perusahaan dan bagaimana resepsionis berperilaku dapat membuat karyawan baru memenuhi syarat untuk posisi resepsionis pertama kali, yang akan menghasilkan pengalaman yang dapat berguna dalam mencari pekerjaan resepsionis lainnya.
Pertimbangan
Setiap industri dan kantor memiliki aturannya sendiri untuk etiket resepsionis. Beberapa kantor membutuhkan pakaian formal dan mode bicara. Yang lain memaksakan bentuk etiket yang lebih kasual untuk membuat pelanggan merasa santai dan diterima. Komunikasi antara resepsionis baru dan atasannya sangat penting agar semua orang tahu apa yang diharapkan. Sebagai resepsionis, jika Anda tidak yakin dengan etiket untuk situasi tertentu, minta maaf dengan sopan dan tanyakan kepada supervisor senior atau resepsionis bagaimana Anda harus menanggapinya.
Tips
Meskipun setiap kantor berbeda, resepsionis masih dapat memanfaatkan beberapa tip yang sama. Menjadi orang yang multitasking sangat penting untuk kinerja yang baik, tetapi ketika seseorang memasuki kantor, penting untuk memberi mereka perhatian penuh Anda. Ini berarti menunda panggilan atau menyelesaikannya dengan cepat, menyisihkan kertas, dan melakukan kontak mata langsung. Ruang kerja resepsionis harus bebas dari kekacauan agar terlihat lebih profesional dan juga untuk mempermudah menyelesaikan tugas-tugas sederhana seperti mencari informasi dan menawarkan pena kepada seseorang untuk mengisi formulir. Terakhir, saat mengantar seseorang ke kantor, resepsionis harus selalu memimpin untuk meyakinkan tamu bahwa kehadirannya diperbolehkan dan untuk menyelamatkannya dari rasa malu karena tidak tahu harus pergi ke mana.
