Isi

• Prosedur satu: Setoran dana
• Prosedur dua: Penelitian
• Prosedur tiga: Hubungi departemen penjualan
• Prosedur empat: Akun khusus
• Prosedur lima: Hubungi konsumen
• Prosedur enam: Tanda terima baru

Banyak perusahaan tidak hanya bekerja dengan uang dan karena itu membuat entri piutang dalam pembukuan mereka. Ini adalah nilai yang menjadi hutang pelanggan kepada perusahaan dan umumnya diakui sebagai pendapatan dalam laporan laba rugi. Proses ini bisa jadi sulit dan seringkali uang yang diterima tidak dapat langsung dikirim ke rekening pelanggan. Prosedur di bidang ini menentukan teknik untuk merampingkan pekerjaan ini.

Prosedur satu: Setoran dana

Setor semua cek dan uang tunai yang diterima ke dalam sistem piutang, meskipun tidak dapat diidentifikasi. Proses juga pembayaran kartu kredit dengan segera. Anda dapat membuat catatan pada slip setoran dengan cek tak dikenal untuk mendokumentasikan transaksi. Salinan tanda terima setoran biasanya tersedia secara online, tetapi tidak demikian halnya untuk barang-barang yang merupakan bagian dari setoran. Buat salinan item yang tidak dapat segera diidentifikasi dan simpan berdasarkan tanggal diterima.

Prosedur dua: Penelitian

Ambil file dengan item terlama dan kerjakan terlebih dahulu. Cobalah untuk menemukan nama yang mirip di sistem. Nama pelanggan mungkin salah dimasukkan. Anda dapat mencari semua faktur tertagih yang sesuai dengan jumlah pembayaran atau detail khusus lainnya. Beberapa departemen akuntansi memiliki file tentang item tak dikenal yang telah diselesaikan, jadi jika Anda menerima cek lain dari pelanggan yang sama, Anda tidak perlu membuang waktu untuk masalah identifikasi.

Prosedur tiga: Hubungi departemen penjualan

Hubungi staf penjualan dan dapatkan informasi tentang pembayaran yang tidak memiliki koresponden di sistem. Karena piutang berasal dari bagian penjualan, staf penjualan dapat membantu Anda dengan memberikan beberapa informasi berguna. Uang tersebut dapat menjadi pembayaran untuk penjualan yang belum diakui dan, jika demikian, bagian penjualan perlu memasukkan jumlah piutang ke dalam sistem. Jika Anda mengetahui dana apa yang diterima untuk penjualan yang tidak terkait dengan departemen penjualan, beri tahu departemen yang terlibat dan manajer akuntansi.

Prosedur empat: Akun khusus

Buat akun buku besar khusus untuk digunakan sebagai tanda terima yang tidak teridentifikasi. Akun ini sering kali dibuat sebagai kewajiban dengan saldo kredit. Ketika Anda menerima pembayaran yang tidak teridentifikasi, Anda mendebit uang dan mengkredit rekening penerimaan yang tidak teridentifikasi. Setelah Anda mengidentifikasi konsumen mana yang dirujuk jumlah tersebut, Anda dapat membalikkan entri dan masuk ke akun piutang. Alternatifnya, Anda dapat menggunakan nota kredit untuk mengkreditkan piutang dan menghapus kewajiban.

Prosedur lima: Hubungi konsumen

Jika tanda terima tidak dapat ditemukan dalam departemen penjualan, langkah selanjutnya adalah menghubungi pelanggan dan mencoba mendapatkan detail tentang penjualan. Terkadang, pemilik usaha kecil dapat membeli sesuatu atas namanya, tetapi membayar dengan cek dari perusahaan, tidak memiliki rekanan di rekening mana pun. Jika nomor telepon tidak ada di cek, Anda mungkin perlu menggunakan internet untuk menemukan informasi kontak. Pastikan Anda memiliki cek atau salinan cek tersebut saat berbicara dengan pelanggan sehingga Anda dapat memberikan informasi sebanyak mungkin.

Prosedur enam: Tanda terima baru

Jika setelah waktu yang wajar Anda masih tidak dapat menemukan pelanggan di sistem Anda, mintalah izin kepada pengontrol untuk membuat piutang baru di sistem. Kemudian tambahkan catatan tentang situasinya dan tautkan cek tersebut ke akun baru tersebut. Bergantung pada jumlah cek, tidak ada gunanya menghabiskan lebih dari satu jam mencoba mendanai akun yang tepat. Jika Anda memiliki banyak item ini, temui staf penjualan untuk menentukan penyebab masalah ini dan coba perbaiki.