Isi

• Terima panggilan dan email
• Sambut pengunjung
• Porter
• Pekerjaan umum

Peran utama resepsionis adalah bertindak sebagai penjaga pintu untuk organisasi atau bisnis. Fungsi spesifik bervariasi tergantung pada sifat perusahaan. Misalnya, resepsionis di klinik dapat membantu dalam memproses formulir perawatan kesehatan, dan resepsionis salon dapat mencoba menjual produk rambut. Namun, ada beberapa fungsi yang dilakukan oleh resepsionis yang bersifat universal.

Resepsionis bertindak sebagai penjaga pintu untuk sebuah perusahaan. (Hemera Technologies / Photos.com / Getty Images)

Terima panggilan dan email

Resepsionis harus selalu menerima telepon. Kompleksitas tugas ini bervariasi dari bisnis ke bisnis - ada kalanya resepsionis perlu menangani telepon multisaluran, sedangkan pada saat lain volume panggilan lebih ringan. Resepsionis perlu menjawab telepon dengan sopan dan mengarahkan panggilan ke departemen yang tepat atau menuliskan pesan bila perlu. Terkadang resepsionis memiliki akses ke alamat email dan harus mengarahkan ulang email ke orang yang tepat.

Sambut pengunjung

Orang di meja resepsionis memiliki fungsi mewakili perusahaan dengan cara yang positif. Gambar yang dirancang oleh resepsionis mungkin tergantung pada sifat perusahaan. Jika itu adalah salon kecantikan, mungkin lebih penting bahwa resepsionis memiliki potongan rambut yang bagus dan menjaganya tetap bersih. Jika area modis, petugas meja depan mungkin perlu memiliki lemari pakaian yang bervariasi. Apa pun urusannya, resepsionis harus ramah dan profesional dengan staf dan pengunjung.

Porter

Meskipun sangat penting bahwa resepsionis melewati citra profesional dan membuat pengunjung nyaman, resepsionis terkadang harus melakukan penyaringan pengunjung. Dalam era masalah keamanan yang meningkat, resepsionis mungkin perlu mengkonfirmasi siapa pengunjung, meminta identitas mereka, atau memeriksa untuk melihat apakah mereka ada di daftar tamu. Beberapa bisnis memiliki sistem komunikasi internal yang memungkinkan resepsionis memeriksa pengunjung sebelum mereka dapat memperoleh akses ke gedung.

Pekerjaan umum

Sementara menanggapi panggilan telepon dan menerima pengunjung dapat menghabiskan sebagian besar hari, resepsionis juga memiliki beberapa tanggung jawab administratif yang dapat mencakup mengetik surat dan memo, konferensi penjadwalan, pengepakan artikel untuk pengiriman surat, pemrosesan jahitan, dan pengarsipan dokumen. Seorang resepsionis juga dapat membantu mengoordinasikan pertemuan, menjaga area-area tertentu tetap bersih dan teratur, dan memesan perlengkapan kantor.