Isi
Pertemuan dengan notulen yang didokumentasikan dengan baik lebih efektif dan efisien daripada tanpa catatan seperti itu. Keputusan dicatat dan item tindakan serta siapa yang bertanggung jawab atasnya dilacak. Elemen-elemen penting dari diskusi dijelaskan sehingga orang-orang yang tidak menghadiri pertemuan dapat dengan mudah mengetahui apa yang terjadi tanpa membuang waktu untuk pertemuan baru. Dengan membuat menit, Anda akan menambahkan hal-hal baik ke reputasi Anda untuk pertemuan hebat.
Keputusan
Setiap orang dalam rapat akan memiliki perspektif mereka tentang apa yang telah terjadi dan apa yang telah diputuskan. Dalam mencatat keputusan-keputusan ini dan menerbitkannya sebagai bagian dari notulen, ada versi resmi dari keputusan tersebut jika ada ketidaksepakatan di masa depan.
Membuat risalah juga dapat memaksa kejelasan yang lebih besar tentang apa yang telah diputuskan. Untuk memastikan bahwa catatan akurat ketika diskusi tidak jelas, sekretaris dapat mengajukan pertanyaan seperti "Jadi semua orang setuju bahwa peluncuran produk akan terjadi pada bulan Juli atau Agustus?" Ini membuat semua peserta meninggalkan pertemuan dengan pemahaman yang sama.
Item Tindakan
Catatan item tindakan yang disepakati dalam rapat sangat berguna dengan kelompok yang bertemu secara teratur. Meninjau item dari pertemuan sebelumnya membuatnya mudah untuk mengetahui apa yang masih perlu dilakukan. Ini memberi anggota tim insentif untuk melakukan tugas mereka sebelum pertemuan.
Persyaratan hukum
Dalam beberapa kasus, seperti untuk rapat dewan, risalah dapat menjadi persyaratan statuta kelompok. Mereka dapat dianggap sebagai dokumen hukum untuk keperluan seperti pajak dan audit. Perusahaan-perusahaan ini biasanya memiliki sekretaris yang bertanggung jawab atas berita acara di semua pertemuan.
Mendefinisikan seorang Sekretaris
Karena berita acara yang akurat penting, setiap pertemuan harus memiliki sekretaris yang pasti. Membuat catatan penuh dan juga berpartisipasi aktif dalam pertemuan itu bisa jadi tantangan, jadi seringkali yang terbaik adalah fasilitator pertemuan memilih orang lain untuk mencatat fakta. Karyawan ini harus mencatat keputusan, item tindakan, dan diskusi rapat secara jelas dan singkat. Teks yang sangat besar mungkin tidak dapat dibaca.
Gaya
Ada gaya yang berbeda untuk menulis risalah rapat. Untuk rapat dewan, di mana peran ini adalah dokumen resmi dan hukum, undang-undang dapat menentukan jenis informasi apa yang akan dilaporkan dalam teks. Beberapa jenis risalah tidak mencatat diskusi yang menghasilkan keputusan akhir tentang masalah tertentu.
Namun, dalam pertemuan bisnis atau tim proyek, biasanya lebih efektif untuk mencatat poin-poin utama dari diskusi. Memiliki catatan tentang poin-poin ini berguna bagi orang-orang yang tidak dapat hadir atau yang ingin mengingat apa yang telah dibahas sebelumnya sehingga tidak ada waktu yang terbuang pada pertemuan berikutnya.
