Isi
Pengarsipan kertas tradisional sebagian besar telah diganti atau dibantu dengan menyimpan file dalam database di komputer. Ada kelebihan dan kekurangan pengarsipan tradisional. Meskipun file kertas ada di ujung jari Anda dan mudah diakses, mereka juga menghabiskan banyak ruang dan membuang kertas. Menentukan apakah sistem pengarsipan tradisional tepat untuk Anda akan bergantung pada bisnis Anda. Firma hukum dan perusahaan yang memiliki rekam medis mungkin memiliki file yang berubah dan tumbuh dengan cepat, jadi pengarsipan kertas tradisional adalah satu-satunya cara efektif untuk mengikuti perkembangan sehari-hari.
Akses mudah
Organisasi file tradisional mudah diakses. File secara fisik berada di lokasi pusat. Jika Anda tidak dapat menemukan apa pun, Anda dapat meluangkan waktu untuk memeriksa setiap file sampai Anda menemukan apa yang Anda cari. Kemampuan untuk melihat, menyentuh, dan membaca file Anda selalu dapat membantu Anda memikirkan tentang cara menginovasi aspek bisnis Anda.
Mudah dimengerti
Sistem pengarsipan tradisional biasanya mudah dipahami. Penataan arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain menurut abjad, mata pelajaran atau kompetensi, menurut angka, tanggal, tempat, atau menurut kepentingan. Bahkan jika Anda awalnya tidak memahami sistem pengarsipan yang akan digunakan, Anda dapat mengetahuinya dengan mencari di arsip dan memperhatikan faktor-faktor yang ditentukan.
Usang
Di sisi lain, pengarsipan file tradisional telah digantikan di banyak organisasi oleh komputer. Semakin banyak perusahaan memindai dan mengunduh file mereka ke komputer kantor. Dengan metode ini, pekerja akan dapat menemukan file dan mengunggahnya secara instan dengan perangkat lunak basis data pencarian, menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas.
Perlindungan yang sulit
Pengarsipan file tradisional tidak memiliki perlindungan yang memadai. Kebakaran atau bencana alam lainnya dapat merusak file, yang dapat mengakibatkan hilangnya bisnis. Mencadangkan file tradisional membutuhkan waktu dan membutuhkan waktu berjam-jam untuk menyalin, memberi label, dan mengarsip ulang.
Kurangnya ruang dan efisiensi
Organisasi file tradisional mungkin tidak terkendali. Jumlah file yang akan diatur bertambah dengan bisnis Anda; Ini bisa menjadi sakit kepala ketika harus mencari ruang untuk semua dokumen. Mengarsipkan item secara efisien juga bisa menjadi tantangan.
