Isi
Resepsionis yang sukses mampu menangani banyak tugas sambil memberikan kesan pertama yang positif kepada tamu, pengunjung, dan karyawan potensial perusahaan. Baik dalam bisnis kecil atau perusahaan multinasional, keterampilan organisasi yang tepat dapat menjadi kunci untuk mempertahankan penerimaan yang baik. Gagasan organisasi yang baik menyederhanakan tugas rutin dan meningkatkan keramahan.
Panduan referensi cepat
Buat panduan referensi cepat untuk informasi rutin seperti ponsel, nomor kantor, dan ekstensi yang sering digunakan. Pisahkan panduan ini ke dalam folder berlapis untuk penanganan mudah dan referensi cepat. Simpan dalam file yang terorganisir saat tidak digunakan. Pertimbangkan untuk menyimpan salinan tambahan untuk diberikan jika diminta. Panduan akan membuat Anda lebih efisien dan membantu mempercepat tugas-tugas rutin seperti mentransfer panggilan.
Komitmen Utama
Buat daftar kunjungan terjadwal untuk hari itu, yang diatur berdasarkan jadwal. Masukkan nama orang dan siapa yang Anda beri tahu tentang kedatangan. Ini akan memungkinkan Anda untuk menyesuaikan frasa sambutan kepada pengunjung. Misalnya, ketika seorang tamu datang, Anda mungkin berkata, "Selamat datang, Tuan Smith, Nyonya Souza menantikan pertemuan itu." Jenis penerimaan ini membuat tamu merasa lebih diterima dan dapat membantu meningkatkan hasil pertemuan. Sambutan pribadi sangat membantu untuk wawancara kerja. Jika seorang karyawan potensial merasa disambut, dia akan lebih santai untuk wawancara Anda, memiliki peluang yang lebih baik untuk bekerja di perusahaan.
Merencanakan interval
Pastikan Anda memiliki dukungan untuk menutupinya pada interval atau pada hari-hari ketika Anda sakit. Buat catatan yang mencakup tugas dan fungsi dasar yang dapat diteruskan kepada siapa saja yang menggantikan Anda. Anda dapat membuat sistem rotasi untuk penggantian sementara antara berbagai departemen perusahaan Anda. Ini akan memberi Anda lebih banyak kontak dengan berbagai bagian perusahaan, yang akan memudahkan Anda untuk mengatasi masalah di masa depan.
Scrapbooking
Buat papan pesan untuk perusahaan, dengan menyoroti berita dan aktivitas positif perusahaan. Perbarui mereka ketika Anda memiliki waktu luang, letakkan di ruang tunggu sehingga pengunjung dapat melihat. Ini akan menjadi cara yang konstruktif bagi pengunjung untuk menghabiskan waktu sementara mereka menunggu janji mereka, serta membantu mereka menjadi akrab dengan perusahaan. Dengan membuat tamu Anda sibuk, Anda dapat memusatkan perhatian pada tugas dan panggilan telepon lain, yang meningkatkan efisiensi Anda.
Minuman
Simpan minuman di ujung jari Anda. Pasang kulkas kecil untuk menyimpan minuman dingin di bawah meja Anda atau di ruang tunggu. Memiliki kafetaria pribadi di dekatnya serta gula dan pemanis. Tempatkan sepiring makanan yang sudah dipanggang di meja resepsionis atau semangkuk permen. Memiliki minuman di dekatnya, Anda akan dapat menyambut tamu perusahaan tanpa meninggalkan resepsi.
