Isi
Meluangkan waktu menulis manual pelatihan untuk karyawan bisa tampak seperti tugas yang menakutkan. Menggunakan alat Microsoft Word 2007 membuat proses ini lebih mudah. Sebelum Anda mulai menulis, lakukan perencanaan. Putuskan tugas mana yang harus dipenuhi karyawan Anda dan tugas mana yang dapat dijelaskan untuk membantu mereka. Rencanakan dalam situasi apa Anda akan menggunakan manual, baik dalam kelas tatap muka atau tur berpemandu diri. Setelah Anda memiliki gagasan tentang manual seperti apa yang Anda butuhkan, berikut adalah beberapa alat yang dapat Anda gunakan untuk mewujudkan ide Anda.
Instruksi
-
Gunakan alat Borders di Word untuk membuat daftar tugas multi-level yang harus dipelajari karyawan. Proses ini akan membantu Anda memutuskan berapa lama manual Anda akan dan akan membantu untuk membagi pekerjaan menjadi bagian-bagian yang lebih kecil dan lebih mudah untuk dijelaskan kepada karyawan. Untuk menggunakan alat perbatasan di Word, Anda harus mulai dengan dokumen kosong dan pilih "Rumah." Dalam grup "Paragraf" ada 3 tombol: titik, angka, dan daftar multi-level. Pilih "Daftar multi-level" atau Anda dapat mengklik panah bawah untuk memilih daftar opsi perbatasan. Anda juga dapat membuat sendiri. Tulis parameter Anda. Pergi ke level selanjutnya dari daftar multi-level Anda dengan menekan "Tab". untuk kembali, tekan "Shift + Tab". Tuliskan langkah-langkah untuk pelatihan dan informasi lain untuk menjelaskan kepada karyawan Anda bagaimana melakukan tugas-tugas yang diperlukan di tempat kerja.
-
Gunakan fungsi header dan footer di Word untuk menambahkan nomor halaman, konten bagian, dan judul untuk setiap halaman dokumen. Header dan footer adalah referensi visual penting bagi karyawan untuk mengetahui di mana dia berada dalam manual pelatihan. Ketika Anda melakukan pelatihan, menambahkan nomor ke halaman membantu Anda menghubungkan halaman tertentu dengan beberapa mata pelajaran. Klik "Sisipkan Tab", dan kemudian di bagian Headers & Footers pilih "Header". Anda akan memiliki opsi untuk gaya tajuk atau Anda dapat membuatnya sendiri. Header muncul di setiap halaman manual Anda, atau Anda dapat mengubahnya sehingga hanya muncul di halaman yang berlawanan sehingga manual Anda mengikuti garis buku. Footer muncul di bagian bawah halaman dan umumnya digunakan untuk menunjukkan nomor halaman, tanggal, dan informasi pengguna. Klik "Footer" di bagian Header dan Footers dan seperti yang Anda lakukan sebelumnya, Anda akan memiliki beberapa jenis untuk dipilih.
-
Tambahkan penutup untuk membedakan materi pelatihan Anda dari barang-barang lain yang Anda kirim ke karyawan Anda, seperti panduan karyawan. Buat sampul Anda sendiri dengan mengklik "Sisipkan Tab" dan kemudian "Sampul" di bagian Halaman. Anda akan melihat berbagai gaya sampul yang dapat Anda pilih atau bahkan buat sendiri. Berikan judul deskriptif kepada manual Anda; termasuk tanggal pembuatan dan penulisnya, karena seringkali manual ini dijabarkan dalam kelompok.
-
Tambahkan header untuk membantu Anda membuat daftar isi untuk dokumen pelatihan Anda. Ini juga membantu mengatur secara visual untuk memfasilitasi penggunaan karyawan Anda. Buat gaya tajuk yang berbeda untuk setiap subjek menggunakan batas yang dibuat sebelumnya (tajuk ini tidak sama dengan yang ada di bagian atas halaman). Gaya header adalah gaya font yang Anda gunakan untuk menunjukkan bagian pelatihan yang berbeda serta subbagian yang berbeda.
Jika Anda menulis manual tentang cara menulis korespondensi perusahaan, Pos 1 Anda harus "Cara Menulis Surat Perusahaan," dan kemudian subtitle mungkin "Apa yang Harus Disertakan" Untuk menandai pos 1 dan 2, pilih "Rumah" dan di bagian gaya Anda akan melihat sejumlah gaya berbeda yang dapat Anda pilih termasuk pos 1, pos 2, legenda, dll. Pilih teks yang Anda inginkan sebagai header 1 dan klik pada bagian "Header 1" untuk menunjukkan pentingnya. Klik bagian selanjutnya untuk membuat tajuk Anda 2. Ikuti seluruh perbatasan dengan memilih tajuk 1 dan 2. Ini akan dimasukkan ke dalam daftar isi Anda setelah selesai.
-
Tambahkan daftar isi (TOC) untuk membantu karyawan Anda menemukan informasi yang mungkin mereka perlukan saat dibutuhkan. Jika Anda sudah menambahkan header primer dan sekunder ke dokumen Anda, biarkan Word melakukan pekerjaan dan membuat TOC untuk Anda. Klik pada bagian awal dokumen, di mana Anda ingin TDC muncul (biasanya setelah sampul) dan klik "Referensi" dan kemudian "Daftar Isi" di bagian dengan judul. Anda akan melihat daftar tabel otomatis yang dapat Anda gunakan. Klik salah satu pilihan otomatis dan TDC Anda akan muncul menggunakan header yang dipilih sebelumnya.
-
Aturlah pos dan bagian-bagian dari manual pelatihan Anda dalam urutan langkah demi langkah. Bagian terakhir dan paling penting dari manual ini adalah indeks. Semakin lengkap indeks Anda, semakin mudah siswa dapat menemukan jawaban berdasarkan nomor halaman nanti. Untuk membuat indeks, pilih kata yang ingin Anda masukkan. Klik "Referensi" dan kemudian "Tandai" terus melakukan ini untuk setiap item yang ingin Anda tambahkan ke indeks. Setelah selesai, gulir ke bawah ke akhir manual pelatihan Anda dan tambahkan indeks dengan mengklik "Referensi" dan kemudian "Masukkan indeks."
-
Periksa ejaan Anda dan simpan file Anda.Setelah Anda membuat manual pelatihan pertama, Anda bisa menjadikannya template untuk manual lain dengan mengklik "Open", lalu "Save As", ketika kotak dialog muncul di bagian "Save As Type", klik panah untuk bawah dan pilih "Word templat (.dotx)" dan kemudian Anda dapat menggunakan kembali pekerjaan Anda di manual pelatihan lainnya.
Mempersiapkan
Bagaimana
- Tambahkan gambar dan ilustrasi lain untuk membantu karyawan memahami apa yang Anda tulis.
- Pastikan untuk menguji informasi apa pun yang digunakan dalam manual ini dengan setidaknya satu orang sebelum memberikannya kepada karyawan.
- Word 2003 dan 2007 memiliki antarmuka yang berbeda. Meskipun petunjuk ini merujuk ke Word 2007, fungsi yang sama ada di Word 2003.
Apa yang kamu butuhkan
- Microsoft Word 2007
